Bien choisir son ERP : un point déterminant

L'ERP (entreprise resource planning) traduit en français par "progiciel de gestion intégré" est une solution permettant aux entreprises l'harmonisation et la standardisation des processus de gestion. Il permet à l'ensemble des salariés d'une entreprise de travailler à partir d'une même base de données.

 

Le choix de l'ERP est déterminé par la capacité de l'entreprise à :

  • Définir ses besoins pour intégrer un ERP adapté : cette étape consiste à fixer un retour sur investissement du projet et à rédiger un cahier des charges complet.
  • Choisir une solution adaptée à sa taille : une PME n'aura pas les mêmes besoins en termes de fonctionnalités qu'une ETI ou TGE.
  • Maîtriser et connaître son budget : cela dépend du nombre futur d'utilisateurs du progiciel et du nombre de modules à implanter.

"Il est indispensable pour l'entreprise de bien définir ses objectifs à la mise en place d'un nouveau Système d'Information" explique Pierre BARRAT - Directeur Commercial d'Ordirope - Groupe Gfi Informatique. La définition de ces objectifs va permettre la mise en place d'infrastructures en adéquation avec la stratégie de l'entreprise.

En définissant ces paramètres, l'entreprise peut orienter son choix vers :

  • Un ERP open source : logiciel libre qui ne nécessite pas l'acquisition d'une licence et implique d'excellentes connaissances en informatique.
  • Un ERP proriétaire : logiciel complet avec un accompagnement sur toutes les étapes du projet, proposé par des éditeurs et intégrateurs. Le choix peut porter vers une solution métier personnalisée et adaptée à l'activité de l'entreprise ou une solution généraliste.

Chantal DESCOUDARD - Consultante avant-vente d'Ordirope - Groupe Gfi Informatique, définit l'ERP propriétaire comme étant "une solution structurante qui permet d'apporter des fonctions spécifiques aux métiers de la distribution et accompagner l'entreprise dans son développement".

Une fois l'ERP choisi, l'entreprise doit intégrer les fonctionnalités nécessaires aux métiers de la Distribution :

  • Avoir un outil de tarification agile pour pouvoir répondre à toutes les conditions demandées par les clients
  • Intégrer toute la normalisation des données par GS1 (codification des produits : codes EAN)
  • Intégrer toute la structure des clients (point de vente, centrale, sous-centrale)
  • Intégrer toutes les conditions tarifaires : budget publi-promotionnel (ristourne de fin de période, participation publicitaire)
  • Traçabilité des flux et des produits
  • Communication au travers de l'EDI
  • Outil d'optimisation de la performance logistique

Réussir l'intégration d'un ERP :

Intégrer la standardisation : un facteur clés de succès

L'entreprise, en adoptant ce type de solution, doit pouvoir renoncer à certaines de ses pratiques et habitudes, c'est principalement cela qui freine l'installation de ce type d'outil.

Néanmoins, l'installation d'un ERP peut concilier standardisation et pratiques propres à l'entreprise, cette démarche implique une bonne conduite du changement lors de la mise en place du progiciel. En effet, les utilisateurs doivent être préparés à voir la nature de leur travail évoluer, à adopter de nouvelles règles de gestion et à abandonner les anciens logiciels qu'ils utilisaient, pour cela l'entreprise doit veiller à intégrer le personnel au sein du projet en :

  • Facilitant la prise en main du logiciel
  • Accompagnant la découverte et la personnalisation des modules dédiés
  • Veillant à bien exporter les données existantes vers la base de données unique
  • Renforçant la communication interne et externe
  • Encourageant la participation aux idées des utilisateurs lambdas sur le terrain

Pierre BARRAT explique que "le projet doit être porté par la Direction Générale de l'entreprise pour définir ses orientations et objectifs", et rappelle "qu'il est indispensable d'impliquer les utilisateurs clés, qui ont une vision opérationnelle du projet, à l'amélioration de la solution".

Selon l'ERP choisi, l'entreprise devra investir dans :

  • La mise en place d'infrastructures en adéquation avec la stratégie de l'entreprise
  • La formation ERP du personnel : elle est généralement assurée par l'éditeur qui joue aussi le rôle d'intégrateur
  • Un contrat de maintenance : solution à long terme pour pouvoir intégrer les évolutions de versions

"Il est indispensable de disposer d'un contrat de maintenance pour pouvoir garantir l'intégration de nouvelles fonctionnalités amenées par le client, le marché, la législation ou les nouvelles technologies", explique Chantal DESCOUDARD.